Administre su tiempo: consejos de expertos
El tiempo es uno de los recursos más valiosos quetenemos en abundancia Y la forma en que lo usemos depende del resultado que obtengamos. ¿Quiere aprender a asignar su tiempo para que sea más productivo y al mismo tiempo menos cansado?
Le informaremos acerca de las herramientas más útiles para trabajar con el calendario, descritas por Daniel Browne, autor de "The Source of Energy".
El principio de Pareto establece que el trabajocomplete todo el tiempo asignado para ello. Calendar es su herramienta para presupuestar el tiempo, lo que le permite enfrentar de manera efectiva cualquier negocio o proyecto en el que esté trabajando. El tiempo no planeado, muy probablemente, estará ocupado con el trabajo. Use las siguientes reglas para ayudarlo a usar su calendario:
1. El calendario debe representar una imagen real de cómo usará su tiempo.
Se debe planificar todo lo que es importante para usted y lo que debe hacer. Solo se puede hacer una excepción para tareas pequeñas que usted gasta menos de quince minutos.
2. Tómese el tiempo para definir los planes para días y semanas específicos.
La planificación detallada te ayuda a ahorrarConcentración en lo que haces en un momento particular, y no salirse del horario. La planificación para el próximo día es mejor la noche anterior, cuando haya terminado de trabajar y tenga una idea de lo que debe posponerse para mañana. Hacer o ajustar el plan por la mañana es aconsejable solo si por la noche se le ocurre una idea creativa o si recuerda un asunto urgente.
3. Deshazte de las listas de cosas por hacer.
Después de haber escrito todo lo que necesita hacer en papel, ustedlibere su cabeza, pero el problema es que en su lista de casos no estará limitado a plazos específicos y, como resultado, no sabrá cuándo puede cumplirlos.
4. Use alertas para tareas que están estrechamente vinculadas con el tiempo.
Si tienes cosas que haceren un momento específico, active la alerta o la señal que lo recuerda. A pesar de que las alertas ayudan a mantener el sentido del tiempo, es mejor no usarlas para casos que no tienen un límite de tiempo, porque si los recordatorios se reciben con demasiada frecuencia, simplemente dejará de responder a ellos.
5. Programe la solución para tareas con plazos flexibles.
Por lo general, las cosas que no requieren queparticipar en un tiempo determinado, poner en las listas, a menudo olvidado sobre ellos o transferidos al día siguiente. Al incluirlos en su cronograma, aumentará la probabilidad de su solución. Tómalos por un tiempo en el que lo más probable es que puedas resolverlos.
6. Haz que el calendario sea tu mejor amigo.
Incluso si usa un diario electrónico conestablece alertas, de vez en cuando debes consultar tu calendario. Esto te permitirá tener una idea del día siguiente. Necesita ver el calendario al menos dos veces al día. Lo mejor de todo, si lo miras cada vez que terminas lo siguiente. Borre los casos completados o resáltelos en color para ver que el trabajo en ellos se haya completado.
7. Divida las tareas grandes en otras más pequeñas y planifique su solución.
A menudo, cuando se trabaja en proyectos grandes puedeParece que no hay necesidad de planificar nada, ya que ya se sabe qué hacer en los próximos días o semanas. Sin embargo, si no está muy organizado, entonces una idea aproximada de lo que está haciendo y el marco de tiempo aproximado afectará su productividad, ya que la falta de plazos en el calendario le privará de una sensación de urgencia. No salirse de la pista te ayudará a dividir el proyecto en subtareas y planificar soluciones para cada una de ellas en el calendario.
8. No olvide proporcionar descansos entre los casos.
El principal obstáculo en la planificación -falta de realismo La planificación de los problemas de decisión sin distracciones o interrupciones requeridas para cambiar al siguiente caso, se arriesga a perder el foco, romper con el horario y se enfrentan a la hora de ponerse al día. Con el tiempo, se empieza a pensar que el plan no funciona y renunciar a la idea de asegurar la productividad. Si usted contempla el descanso, romper para el almuerzo, la hora en la carretera y las distracciones, se obtiene una imagen realista de lo que va a hacer y lo que se gastará su tiempo, y por lo tanto puede planificar más eficazmente su día.
9. Planifique el tiempo para preparar llamadas y próximas reuniones.
Debe haber llegado tarde a una reunióndebido al hecho de que no proporcionó tiempo suficiente para el camino y la aparición de un enganche. Al programar el tiempo de preparación en su calendario, se librará del estrés si solo necesita averiguar la ruta o buscar el número de teléfono justo antes de salir cuando necesita llamar al cliente. Planifique el tiempo del viaje, descubra el horario exacto de transporte y brinde la oportunidad de interceptar una taza de café en el camino.
10. Programe tiempo durante el día para tareas y circunstancias imprevistas.
¿Con qué frecuencia tus cosas van mal? Todos los días, una vez a la semana? Proporcione en su agenda un horario para circunstancias imprevistas, y si no aparecen, siempre puede usarlo para realizar otro trabajo. Analice cuánto tiempo durante el día se destina a llamadas o pausas no programadas, y programe su horario. Lo más probable es que primero sobreestime o subestime el tiempo que necesita, pero con la experiencia aumentará la precisión de su estimación.
11. Desarrolla el hábito de planificar.
Tan pronto como tenga una nueva tarea, inmediatamenteAdemás, póngalo en su horario. Si por alguna razón esto no es posible, tome una nota en el bloc de notas, teléfono inteligente, tableta o cualquier otro dispositivo que esté utilizando. La entrada inmediata de la tarea en el cronograma, en primer lugar, elimina la necesidad de recordar lo que debe hacer y, en segundo lugar, excluye la posibilidad de que no se resuelva.
Si tiene que monitorear regularmentesolicita u organiza reuniones, preverlas en el tiempo del calendario por una semana, y luego simplemente agrega elementos al intervalo especificado. En un calendario electrónico, por ejemplo, en Outlook, puede colocar estos elementos en la sección de notas. En el diario de papel, donde no hay lugar para todos los artículos, puede dibujarlos como una lista separada, vinculada a un período de tiempo determinado.
12. Use solo un calendario para planificar el trabajo y para todos los demás problemas.
Cuando se trata de tu vida, entre el trabajo yel ocio no debe dividirse. Estas áreas de tu vida son un reflejo de cómo manejas tu tiempo. Al usar dos calendarios, disipas tu atención y dificulta el control del tiempo.
13. Usa el método de celda.
Su principio es dividirdía durante varios intervalos de tiempo grandes. La máxima eficiencia es provista por segmentos de no menos de una hora y media. El número de tales células puede variar de tres a seis. El más simple es un día que consta de tres celdas correspondientes a los períodos de la mañana, tarde y noche.
Los intervalos de tiempo no son más que bloques de logros o un momento en el que te involucrarás en los asuntos más importantes.
Una célula no supone que essolo una tarea de trabajo. Puede programar para este período cualquier cantidad de casos. Por ejemplo, si el tamaño de su celda de la mañana es de tres horas, puede programar cuatro tareas de 15 minutos y dos horas. Combine varias tareas pequeñas en bloques de 30 minutos o, mejor aún, colóquelas en las celdas de la hora.
Siéntete ocupado nosotros hacemoslas tareas pequeñas y los bloques grandes contribuyen a la formación de planes cuidadosos y dan la impresión de que hemos logrado nuestro objetivo. Trate de no llenar las celdas con tareas rutinarias o improductivas. Si necesita mucho tiempo para asuntos administrativos, cree una celda separada para ellos. Debe ser productivo, no ocupado. Y no te olvides de resumir el final de cada intervalo.
La estructuración de las celdas le ayudará a hacer el uso más eficiente del tiempo asignado a los casos planificados. En la celda, debes hacer algo que sea realmente importante para ti.
celular o tarde para relajarse;
celda, o una fecha para una fecha;
celular, o una noche dedicada al crecimiento o aprendizaje personal;
celular, o una noche dedicada a los niños y la familia;
una celda para la comunicación;
celda por trabajo tarde;
celular para ir al cine;
celular para entrenamiento.
14. Usa tu tiempo libre sabiamente.
Al mirar las celdas, te haces una idea delcuánto tienes tiempo libre. Cada una de las cinco tardes de trabajo te ofrece de tres a seis horas de tiempo libre. Son quince o treinta horas a la semana. Puede gastarlos en cualquier cosa: relajarse, socializar con la familia y los niños, cenar en un restaurante, ir al cine. Si les agrega el fin de semana (esto es otras treinta y seis horas, o un adicional de seis, doce celdas), ¡recibirán de cincuenta a setenta y seis horas de tiempo libre por semana! Este es su momento para implementar una variedad de proyectos, por ejemplo, para aprender un idioma extranjero, escribir un libro, etc.
Use estos consejos y podrámejorar significativamente su productividad, mantener la tranquilidad, controlar sus vidas y obtener más tiempo libre para ellos y sus seres queridos.
